PERENCANAAN DAN PEMBAGIAN TENAGA KEPERAWATAN

PERENCANAAN DAN PEMBAGIAN KETENAGAAN KEPERAWATAN

Oleh: Ns. Apriyani Puji Hastuti, S.Kep

 

Perencanaan merupakan fungsi organic manajemen yang merupakan dasar atau titik tolak dan kegiatan pelaksanaan kegiatan tertentu dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Apabila proses perencanaan dilakukan dengan baik akan memberikan jaminan pelaksanaan kegiatan menjadi baik sehingga dapat mencapai tujuan organisasi yang akan diciptakan, pengadaan dan penggunaan tenaga kerja, system dan prosedur yang hendak digunakan serta peralatan yang dibutuhkan untuk kelancaran suatu kegiatan. Perencanaan harus memenuhi prinsip yang sesuai dengan situasi dan kondisi suatu organisasi.

Perencanaan tenaga keperawatan harus disesuaikan  dengan kebutuhan dan tujuan pelayanan keperawatan yang optimal dan bermutu tinggi. Perencanaan ketenagaan menjadi permasalahan besar diberbagai organisasi keperawatan seperti di tatanan rumah sakit, perawatan di rumah dan tempat- tempat pelayanan keperawatan lain. Oleh karena itu, perencanaan ketenagaan harus sesuai dengan ketentuan atau pedoman yang berlaku, tenaga yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan keperawatan harus sesuai dengan standart keperawatan yang ada.

Perencanaan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain lingkungan (external change), keputusan, organisasi yang dapat berbentuk pension, pemutusan hubungan kerja (PHK) dan kematian. Perencanaan ketenagaan merupakan suatu proses yang komplek yang memerlukan ketelitian dalam menerapkan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi. Jumlah tenaga yang ada perlu ditata atau dikelola dalam melaksanakan kegiatan melalui penjadwalan yang sistematis dan terencana secara matang sehingga kegiatan yang dilakukan secara optimal.

  1. Prinsip perencanaan

Menurut Siagian (1983) perencanaan yang baik harus memiliki prinsip:

  1. Mengethui sifat atau cirri suatu rencana yang baik yaitu
    1. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi karena rencana merupakan suatu keputusan yang menentukan kegiatan yang menentukan kegiatan akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan
    2. Dibuat oleh orang yang benar- benar memahami tujuan organisasi
    3. Dibuat oleh orang yang sungguh- sungguh mendalami teknik perencanaan
    4. Adanya suatu perincian yang teliti, yang berarti rencana harus segera diikuti program kegiatan terperinci.
    5. Tidak boleh terlepas dari pelaksanaan artinya harus tergambar bagaimana rencana tersebut dilaksanakan
    6. Bersifat sederhana yang berarti disusun secara sistematis dan prioritasnya jelas terlihat
    7. Bersifat luwes, yang berarti bias diadajab penyesuaian bila ada perubahan
    8. Terdapat tempat pengambilan resiko karena tidak ada seorang pun yang mengetahui apa yang akan terjadi pada masa yang akan dating.
    9. Bersifat praktis, yang berarti bias dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi
    10. Merupakan prakiraan atau peramalah atas keadaan yang mungkin terjadi

 

  1. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang harus dijawab dengan memuaskan menggunakan pendekatan 5W1H

What     : kegiatan apa yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah disepakati?

Where  : dimana kegiatan akan dilakukan?

When    : kapan kegiatan tersebut dilakukan?

Who      : siapa yang melakukan kegiatan tersebut

Why       : mengapa kegiatan tersebut perlu dilakukan?

How       : bagaimana cara melaksanakan kegiatab tersebut kea rah pencapaian tujuan

  1. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan menggunakan teknik ilmiah artinya harus disususn dengan cara sistematis dan didasarkan pada langkah sebagai berikut.
    1. Mengetahui sifat hakiki dan masalah yang dihadapi
    2. Mengetahui data yang akurat sebelum menyusun rencana
    3. Menganalisis dan menginterpretasi data yang telah terkumpul
    4. Menetapkan beberapa alternative pemecahan masalah
    5. Memilih cara yang terbaik untuk menyelesaikan masalah
    6. Melaksanakan rencana yang telah tersusun
    7. Menilai hasil yang telah dicapai

Jika ketiga prinsip tersebut dilaksanakan, maka dapat tersusun suatu perencanaan yang baik termasuk perencanaan tenaga keperawatan.

  1. PERENCANAAN TENAGA KEPERAWATAN

Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang pemimpin organisasi, termasuk organisasi keperawatan. Keberhasilan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas SDM. Hal ini berhubungan erat dengan bagaimana seorang pimpinan merencanakan ketenagaan di unit kerjanya.

Langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut Gilies 1994 meliputi hal- hal sebagai berikut:

  1. Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan diberikan
  2. Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan keperawatan
  3. Menentukan jumlah masing- masing kategori perawat yang dibutuhkan
  4. Menerima dan menyaribng untuk mengisi posisi yang ada
  5. Melakukan seleksi calon- calon yang ada
  6. Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau shift
  7. Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan keperawatan

Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai. Untuk lebih akuratnya selain perencanaan tenaga keperawatan, maka pimpinan  keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasinya seperti:

  1. Rasio antara perawat dan klien didalam ruangan perawatan intensif adalah 1: 1 atau 1:2
  2. Perbandingan perawat ahli dan terampil di ruang medikal bedah, kebidanan, anak dan psikiatri adalah 2:1 atau 3:1
  3. Rasio antara perawat dan klien shift pagi dan sore adalah 1:5 untuk malam hari du ruang rawat dan lain- lain 1:10

Jumlah tenaga terampil ditentukan oleh tingkat ketergantungan klien.

 

  1. PERKIRAAN KEBUTUHAN TENAGA

Penetapan jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang akan dibutuhkan untuk asuhan keperawatan klien di setiap unit. Beberapa pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang dibutuhkan berdasarkan ketegori klien yang dirawat, rasio perawat dan klien untuk memenuhi standart praktek keperawatan.

Kategori perawatan klien:

  1. Perawatan mandiiri (self care) yaitu klien memerlukan bantuan minimal dalam melakukan tindakan keperawatan dan pengobatan. Klien melakukan aktivitas perawatan diri secara mandiri
  2. Perawatan sebagian (partial care) yaitu klien memerlukan bantuan sebagian dalam tindakan keperawatan dan pengobatan tertentu misalnya pemberian obat intravena, mengatur posisi, dsb
  3. Perawatan total (total care) yaitu klien yang memerlukan bantuan secara penuh dalam perawatan diri dan memerlukan observasi secara ketat
  4. Perawatan intensif (intensive care) yaitu klien memerlukan obervasi dan tindakan keperawatan yang terus menerus

Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit sebagai berikut:

  1. Rasio perawat klien disesuaikan dengan standart perkiraan jumlah klien sesuai data sensus
  2. Pendekatan teknik industri yaitu identitas tugas perawat dengan menganalisis alur kerja perawat atau work flow rata- rata frekuensi dan waktu kerja ditentukan dengan data sensus klien. Dihitung untuk menentukan jumlah perawat yang dibutuhkan.
  3. Sistem approach staffing atau pendekatan sistem ketenagaan dapat menentukan jumlah optimal yang sesuai dengan kategori perawat untuk setiap unit serta mempertimbangkan komponen input- proses-ouutput- umpan balik

Kebutuhan tenaga dapat ditinjau berdasarkan waktu. Perawatan langsung, waktu perawatan tidak langsung dan waktu pendidikan kesehatan. Perkiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan waktu perawatan langsung yang dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien. Rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langsung (direct care adalah berkisar 4-5 jam/klien/hari. Dalam Gillien 1994 waktu yang dibuthhkan untuk perawatan langsung didasarkan pada kategori berikut:

  1. Perawatan mandiri (self care) adalah ½ x 4 jam = 2 jam
  2. Perawatan sebagian (partial care) adalah 3/4×4 jam = 3 jam
  3. Perawatan total (total care) adalah 1- 1,5 x 4 jam = 4-6 jam
  4. Perawatan intensif (intensive care) adalah 2 x 4 jam = 8 jam

Perkiraan jumlah tenaga juga dapat didasarkan atas waktu perawaan tidak langsung. Berdasarkan penelitian perawatan di rumah sakit menyatakan bahwa rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan tidak langsung adalah 36 menit/ klien/ hari. Di pihak lain, menurut Wolfe dan Yong (1965) dalam buku yang sama menyatakan sebesar 60 menit/klien/ hari.

Selain cara diatas, waktu pendidikan kesehatan dapat juga digunakan sebagai dasar perhitungan kebutuhan tenaga. Menurut Gilies, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pendidikan kesehatan berkisar 15 menit/ klien/ hari.

Menghitung waktu yang dibuuhkan dalam perawatan klien per hari, perlu menjumlahkan ketiga cara tersebut yaitu waktu perawatan langsung, waktu perawatan tidak langsung dan waktu pendidikan kesehatan. Selanjutnya jumlah tenaga yang dibutuhkan dihitung berdasarkan beban kerja perawat.

Hal- hal yang perlu dipertimbnagkan dalam menentukan beban kerja perawat yaitu:

  1. Jumlah klien yang dirawat setiap hari/ bulan/ tahun di unit tersebut
  2. Kondisi atau tingkat ketergantungan
  3. Rata- rata lama perawatan
  4. Pengukuran keperawatan langsung, tidak langsung dan pendidikan kesehatan
  5. Frekuensi tindakan keperawatan yang dibutuhkan klien
  6. Rata- rata waktu perawatan langsung, tidak langsung dan pendidikan kesehatan

Disamping itu ada beberapa faktor lain yang mempengaruhi beban kerja perawat yaitu masalah komunitas, bencana alam, kemajuan IPTEk, pendidikan konsumen, keadaan ekonomi, iklim/musim, politik dan hukum /perarturan.

Dengan mengelompokkan klien menurut jumlah dan kompleksitas pelayanan keperawatan yang dibutuhkan untuk masing- masing unit. Metode penghitungan yang digunakan yaitu metode rasio, metode Gilies, metode lokakarya keperawatan, metode di Thailanda dan Filiphina dan metode penghitungan ISN (indicator staf need)

Metode rasio didasarkan surat keputusan menteri kesehatan nomor 262 tahun 1979, kebutuhan tenaga didasarkan pada rasio tempat tidur yang tersedia di kelas masing- masing.

rumah sakit

perbandingan

kelas A dan B

tempat tidur; tenaga medis = 4-7 : 1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 3 – 4

tempat tidur : tenaga non keperawatan = 3 : 1

tempat tidur : tenaga non medis = 1:1

kelas C

tempat tidur; tenaga medis = 9 : 1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 3 – 4

tempat tidur : tenaga non keperawatan = 5 : 1

tempat tidur : tenaga non medis = 3:4

kelasD

tempat tidur; tenaga medis = 15:1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 1

tempat tidur : tenaga non medis = 6:1

 

Metode Gilies 1994 digunakan khusus untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus sbb:

        Jumlah tenaga = (A x B x 365) : (hari libur 1 tahun x jam kerja per hari)

Keterangan :

A: jumlah kerja tenaga keperawatan per hari

B: jumlah pasien rata- rata per hari

Metode berikutnya yang dapat digunakan adalah metode lokakarya keperawatan (1989). Metode ini juga dikhususkan untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus:

Jumlah tenaga = A x 52x 7 (TT x BOR)

                                 41                  40

Metode keempat adalah metode Thailand dan Filiphina yang didasarkan pada jumlah jam perawatan yang dibutuhkan per pasien, harm kerja efektif perawat dalam 1 tahun. Jumlah jam perawatan per pasien terbagi dalam unit rawat map selama 24 jam yang terdiri dari penyakit dalam (3,4 jam), bedah (3,5 jam), campuran bedah dan penyakit dalam (3,4 jam). Post partum (3 jam), bayi neonatus (2,5jam) dan anak (4jam) sehingga rata- rata jam perawatan yang dibutuhkan per pasien selama 24 jam adalah 3 jam. Unit rawat jalan yang jam perawatan per pasiennya 0,5 jam. Kamar operasi untuk rumah sakit kels A dan B (5- 8 jam/24 jam) untuk RS tipe C dan D (3 jam) dan kamar bersalin 5-8 jam. Hari kerja efektif perawatan dalam 1 tahun (365 hari), jumlah hari kerja non efektif dalam 1 tahun (jumlahan minggu 52 hari, libur nasional 12 hari dan cuti bulanan 12 hari), jumlah hari efektif dalam 1 tahun yaitu 365- 76 = 289 hari. Dan jumlah hari efektif perminggu 289/7 = 41 minggu. Jumlah jam kerja efektif dalam 1 tahun yaitu jam kerja dalam 1 tahun yaitu 41 minggu x 40 jam = 1640 jam/ tahun.

Cara menghitung kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakan rumus:

  1. Unit rawat inap (URI)

Jumlah jam perawatan x 52 minggu x  7 hari x jumlah TT x BOR                    koreksi 25%

                41 jumlah minggu efektif x 40 jam

  1. Unit rawat jalan (URJ)

Jumlah jam perawatan x 52 minggu x  6 hari x jumlah kunjungan                                koreksi 25%

                41 jumlah minggu efektif x 40 jam

  1. Kamar bedah/ operasi

Jumlah jam perawatan x 52 minggu x  7 hari x jumlah anggota tim OK      koreksi 25%

                41 jumlah minggu efektif x 40 jam

  1. Kamar bersalin (KB)

Jumlah jam perawatan x 52 minggu x  7 hari x jumlah kunjungan                                koreksi 10%

                41 jumlah minggu efektif x 40 jam

Selanjutnya dapat dihitung jumlah tenaga secara keseluruhan dan penjumlahan URI, URJ, KB, OK

 

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga adalah dengan metode perhitungan ISN (indikator staff need). Dasar yang digunakan setiap metode ini adalah beban kerja dari setiap unit atau institusi. Setiap unit harus memproyeksikan kegiatan atau keluaran yang akan dihasilkan pada masa mendatang. Tida faktor yang mendasari formula ISN yaitu:

  1. Indikator beban kerja

Indikator ini merupakan pembilang dan sebagai faktor variabel dalam formula ISN yang dihitung berdasarkan hasil pelksanaan yang dicapai oleh masing- masing kategori tenaga selama 1 tahun kalender. Untuk tenaga yang sama yang bertugas pada institusi yang berbeda akan memilikibeban kerja dan kapasias yang berbeda pula.

  1. Bobot (weighting)
  2. Kapasitas tenaga

Contoh:

Diketahui kondisi tenaga keperawatan disalah satu RS berdasarkan laporan tahunan tahun 2010 sebagai berikut: bagian UPI rata- rata per hari 2,6  bagian bedah rata- rata per hari 44,7 bagian non bedah/non UPI rata- rata pasien per hari sebesar 211,3

Ditanyakan berapa tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk bagian UPI, bagian bedah dan non bedah berdasarkan data diatas!

Jawab:

Asumsi A (jumlah jam kerja tenaga keperawatan per hari) untuk bagian UPI adalah 7 jam dan B (jumlah pasien rata- rata per hari ) adalah 2,6; A bedah 5 jam dengan B 44,7 dan A non bedah/ non UPI = 4 jam dengan B= 211,3

Asumsi jumlah hari tidak kerja per tahun sbb:

                Hari sabtu minggu 104 hari

                Hari libur nasional 12 hari

                Cuti tahunan 12 hari

                Izin/ sakit 12 hari

                Jadi total keseluruhan adalah 140 hari

Asumsi jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam

Jadi kebutuhan tenaga perawat untuk masing- masing bagian adalah sbb:

                UPI         = (7 x 2,6 x 365) : (365     140) x 8 = 4 orang

                Bedah   = (5 x 44,7 x 365) : (365     140) x 8 = 45 orang

                Non bedah = (4 x 211,3 x 365) : (365     140) x 8 = 171 orang

Dengan demikian jumlah kebutuhan tenaga keperawatan secara keseluruhan di rumah sakit tersebut adalah 220 orang.

  1. Pembagian tenaga keperawatan dan penyusunan jadwal

Penyusunan jadwal dinas merupakan tanggung jawab kepala ruang atau pengawas tetapi lebih diutamakan kepala ruang karena lebih mengetahui tingkat kesibukan ruangan dan karakteristik stafnya. Hal ini akan memudahkan dalam menerapkan orang yang tepat untuk setiap periode jaga (shift)

Prinsip penyusunan jadwal hendaknya memenuhi beberapa prinsip diantaranya harus ada kesinambungan antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf. Misalnya kebutuhan staf untuk rekreasi, memperhatikan siklus jadwal penugasan yang sibuk dan tidak sibuk, berat dan ringan, harus dilalui oleh semua staf yang terlibat dalam rotasi serta staf yang mempunyai jam kerja yang sama. Prinsip berikutnya yaitu setiap staf harus terlibat dalam siklus atau rotasi pagi- sore- malam; metode yang dipakai harus sesuai dengan kuantitas dan kualitas staf  dalam suatu unit kerja; siklus yang digunakan mengikuti metode penugasan yang dipakai dan setiap staf harus dapat mencatat hasil dinas, libur dan shift.

Berdasarkan prinsip tersebut, dapat diperkirakan formulasi jumlah staf pada setiap shiftnya.

  1. Modifikasi kerja mingguan

Beberapa pendekatan yang digunakan untuk penyusunan jadwal dinas mingguan. Pendekatan tersebut dapat dilihat dari karakteristik staf yang ada dalam tim. Modifikasi tugas mingguan meliputi:

1)      Total jam kerja per minggu adalah 40 jam dengan 10 jam per hari dan 4 hari kerja per minggu. Pada metode ini terjadi tumpang tindih kurang lebih 6 jam per 24 jam. Dimana jam- jam tersebut dapat dipergunakan untuk ronde keperawatan, penyelesaian rencana keperawatan atau kegiatan lainnya. Kelemahan cara ini adalah memerlukan staf yang banyak.

2)      Perincian 12 jam dalam satu shift yaitu 3 hari kerja, 4 hari libur dan 4 hari kerja. Sistem ini sama dengan sistem yang pertama yang membutuhkan tenaga yang banyak.

3)      Perincian 70 jam dalam 2 minggu yaitu 10 jam per hari (7 hari kerja dan 7 hari libur)

4)      Sistem 8 jam per hari dengan 5 hari kerja per minggu. Sistem ini lebih banyak disukai karena mengurangi kelelahan staf dan produktivitas staf tetap dapat dipertahankan.

 

PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN STAF

  1. In service education

Pendekatan yang dilakukan adalah bagaimana staf akan terlibat dalam proses pendidikan melalui berlangsungnya pelayanan kesehatan atau keperawatan yang terus diberikan kepada klien. Hal demikian dapat dilakukan baik di dalam maupun diluar rumah sakit.

  1. Orientasi

Program ini diberikan kepada staf yang baru atau sebaliknya untuk mengenalkan tugas- tugas yang harus dilakukannya atau mengetahui adanya perkembangan teknologi di bidang kesehatan.

  1. Job training

Dilakukan melaui program pelatihan bagi staf sesuai bidang penugasannya atau job tertentu

  1. Continuing nursing education

Program ini merupakan program berkelanjutan sesuai dengan sistem pendidikan formal yang berlaku yaitu sistem pendidikan tinggi bagi perawat selaras dengan statusnya sebagai insan profesi. Sesuai dengan kebutuhan pengembangan, seluruh perawat layak untuk mengikuti program ini dengan pertimbangan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada

  1. Pelatihan kepemimpinan

Hakekatnya semua perawat adalah pemimpin. Oleh sebab itu ia perlu mengembangkan kemampuan leadershipnya sebagai seorang profesional

  1. Pengembangan karier

Staf mempunyai hak atas pengembangan karirnya sesuai dengan sistem yang berlaku. Pimpinan harus mampu merencanakan, melaksanakan dan menilai pengembangan masing- masing stafnya serta melihat semua itu sebagai upaya memotivasi, menstimulasi dan memberikan penghargaan untuk peningkatan prestasi kerja

  1. Studi banding

Unit kerja satu dengan yang lain ternyata bersifat kompetitif. Oleh sebab itu bukan tidak mungkin unit kerja lain mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan unit kerja sendiri. Rencana untuk tukar pengalaman dan institusi atau unit kerja lain perlu diprogramkan dalam rangka membangun motivasi, pengembangan dan peningkatan prestasi kerja. Bentuk lain yang sekarang sedang menjadi tren aalah melalui kegiatan study branch marking

  1. Penilaian kinerja

Seluruh staf diberikan penilaian atas kinerjanya melalui sistem penilaian yang berlaku. Cakupannya antara lain tanggung jawab, loyalitas, kerajinan, kedisiplinan, kepemimpinan dan kejujuran

  1. Pendidikan dan pelatihan

Program ini dirancang untuk memberikan pendidikan dan pelatihan terhadap staf melalui kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan dengan target waktu tertentu (waktu, materi, ketrampilan). Pelaksanaan dan program ini adalah melalui kepanitiaan atau lembaga institusi tertentu yang berkompeten

  1. Magang di rumah sakit yang lebih maju

Harus diakui bahwa rumah sakit lain yang memiliki nilai lebih harus menjadi target untuk mencari serta menambah ilmu. Program ini dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan kedua belah pihak yang terlibat.

  1. Kelompok kerja keperawatan

Program ini perlu dilaksanakan selaras dengan keperawatan sebagai profesi yang telah, tengah dan terus dikembangkan. Produk kelompok kerja ini adalah hasil diskusi pengembangan keperawatan, karya tulis dan prosedur tetap, materi buku ajar, temu ilmiah, penelitian keperawatan, pengembangan sistem pendidikan keperawatan dan masukan untuk organisasi profesi

  1. Pengembangan kerja tim di ruangan

Konsep kerja tim ini masih banyak kendala dalam pelaksanaanya, namun semua komponen dalam tim tersebut perlu mengidentifikasi semua masalah di lapangan yang dilakukan oleh semua profesi kesehatan yang terlibat. Staf keperawatan dengan otonomi dan kemandiriannya harus lebih proaktif dalam membangun pelaksanaan kerja tim dalam memeberikan asuhan keperawatan secara paripurna.

 

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s